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In ufficio sei sommerso dai documenti e non hai più spazio? La digitalizzazione integrale dell’archivio ha costi insostenibili?

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Adotta la nostra soluzione ibrida di deposito/scansione: inizi dal deposito e decidi tu quando e cosa digitalizzare. Lo fai on demand, senza obblighi e vincoli, solo per i documenti che ti interessa avere sempre a portata di mano. Così minimizzi i costi e acceleri il processo di digitalizzazione in azienda in piena efficienza, abbattendo i costi e migliorando le performance.

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COSA FACCIAMO

Con noi archiviare i tuoi documenti è facile, immediato e sicuro.

Sopralluogo
Un esperto esce per definire la tipologia del servizio, per quantificare i metri cubi di documentazione da conservare (1 metrocubo = 90 faldoni circa dorso 8 cm) e per valutare le ore di manodopera necessarie all’esecuzione dell’intervento.
Inscatolamento
La fase dell’ inscatolamento è eseguita direttamente da nostri dipendenti. La documentazione viene inserita in box da 5 faldoni appositamente realizzati per garantire lunga durata e coerenza con gli standard di conservazione. In questa fase viene effettuato il controllo dello stato di conservazione dell’archivio.
Trasporto
Il trasporto è seguito direttamente da nostro personale qualificato con furgoni monitorati con localizzatore GPS o, per grandissime quantità, da nostri partner fidati.
Divisione
La documentazione viene divisa per annualità coerenti al fine di facilitarne lo smaltimento futuro.
I documenti del personale e quelli societari vengono messi a parte qualora si voglia tenerli oltre i 10 anni.
Indicizzazione
Il processo di Indicizzazione può avvenire nel luogo dove sono attualmente depositati i documenti o preferibilmente presso i nostri magazzini. In questa fase si stabilisce il sistema di indicizzazione e la struttura dell’Indice Ufficiale d’Archivio.
Codifica in SGADOX
La codifica nel sistema gestionale ERP SGADOX garantisce un’identificazione univoca customizzabile a vari livelli su indicazione del Cliente tracciando i documenti dal momento in cui vengono presi in carico a quando verranno distrutti.
Conservazione (GRATUITA* PER DUE MESI!)
Catalogato e indicizzato, l’archivio raggiunge la sua destinazione in deposito. Al fine di garantire alti standard di servizio di archiviazione documenti cartacei, la documentazione viene raggruppata in unità di allocazione da 18 scatole. Così suddivisa, viene poi incapsulata al fine di garantire la massima sicurezza da rischi derivanti da fattori esterni e viene caricata a magazzino in maniera del tutto anonima escludendo totalmente la possibilità di accessi non autorizzati o trattamento di dati personali non consentiti.
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Consegna o Invio Documenti in Consultazione
Quando il cliente necessita di un documento può optare per i nostri servizi di consegna rapida: entro 8 ore lavorative dalla richiesta a domicilio, entro 4 ore via e-mail o accedendo nell’Area-Clienti del nostro sito da Pc o smartphone.
Qualora ve ne sia la necessità il cliente può effettuare la consultazione in una sala consultazione attrezzata presso la nostra sede.

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Deposito Archivi Cartacei

Riorganizzazione Archivi

Trasloco

Macero

Digitalizzazione Archivi

Gestione Elettronica Documentale

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