COSA FACCIAMO

Un esperto esce per definire la tipologia del servizio, per quantificare i metri cubi di documentazione da conservare (1 metrocubo = 90 faldoni circa dorso 8 cm) e per valutare le ore di manodopera necessarie all’esecuzione dell’intervento.

La fase dell’ inscatolamento è eseguita direttamente da nostri dipendenti. La documentazione viene inserita in box da 5 faldoni appositamente realizzati per garantire lunga durata e coerenza con gli standard di conservazione. In questa fase viene effettuato il controllo dello stato di conservazione dell’archivio.

(*) per i contratti stipulati nel mese di ottobre 2019 in Lombardia

La documentazione viene divisa per annualità coerenti al fine di facilitarne lo smaltimento futuro.
I documenti del personale e quelli societari vengono messi a parte qualora si voglia tenerli oltre i 10 anni.

Il processo di Indicizzazione può avvenire nel luogo dove sono attualmente depositati i documenti o preferibilmente presso i nostri magazzini. In questa fase si stabilisce il sistema di indicizzazione e la struttura dell’Indice Ufficiale d’Archivio.

La codifica nel sistema gestionale ERP SGADOX garantisce un’identificazione univoca customizzabile a vari livelli su indicazione del Cliente tracciando i documenti dal momento in cui vengono presi in carico a quando verranno distrutti.

Catalogato e indicizzato, l’archivio raggiunge la sua destinazione in deposito. Al fine di garantire alti standard di servizio di archiviazione documenti cartacei, la documentazione viene raggruppata in unità di allocazione da 18 scatole. Così suddivisa, viene poi incapsulata al fine di garantire la massima sicurezza da rischi derivanti da fattori esterni e viene caricata a magazzino in maniera del tutto anonima escludendo totalmente la possibilità di accessi non autorizzati o trattamento di dati personali non consentiti.

Quando il cliente necessita di un documento può optare per i nostri servizi di consegna rapida: entro 8 ore lavorative dalla richiesta a domicilio, entro 4 ore via e-mail o accedendo nell’Area-Clienti del nostro sito da Pc o smartphone.
Qualora ve ne sia la necessità il cliente può effettuare la consultazione in una sala consultazione attrezzata presso la nostra sede.