SCANSIONE DOCUMENTI MILANO
La Trasformazione Digitale ti spaventa?
Scopri perché una corretta gestione degli archivi fa crescere il tuo business
Scopri perché una corretta gestione degli archivi fa crescere il tuo business
Scansiona i tuoi documenti e archiviali, elimina la carta e gli errori dai processi di lavoro in azienda. Rendili consultabili ovunque grazie a un’infrastruttura sicura.
Quando digitalizzi le informazioni, la loro consultazione e la loro indicizzazione consente una gestione delle informazioni ottimale per ogni processo decisionale.
La scansione e la gestione elettronica documentale accelera i processi di reperimento (chiamato data mining) e consultazione delle informazioni. Tutto questo si traduce in una sensibile riduzione dei costi aziendali e limita il rischio di incappare in errori.
Il modello SGA ti offre un approccio integrato alla digitalizzazione e gestione documentale
Un deposito per l’archiviazione documentale non è uno spazio come gli altri. Non quello offerto da SGA che si è dotata dei migliori sistemi di sicurezza: Sistema di Rilevazione Incendi, Impianto Automatico di spegnimento a schiuma, Videosorveglianza con servizio di Vigilanza Privata, Azzonamento e monitoraggio Variabili Ambientali, Sistema antiroditori, Sistema di Disaster Recovery garantito e certificato (consulta le nostre certificazioni e visita la pagina dedicata alle misure di sicurezza per lo stoccaggio dei documenti)
Postazioni di scansione documenti costituite da potenti workstation dedicate, scanner ad alta capacità che garantiscono precisione, velocità e affidabilità: i nostri processi di acquisizione (scansione on demand, o scansione massiva) garantiscono costi inferiori e tempi ottimali.
Progettate per le aziende che devono consultare simultaneamente, da postazioni diverse (e anche da succursali lontane) le informazioni contenute dai documenti cartacei. Nel caso di scansione documenti massiva si tratta di un’imponente mole di dati per cui la trasformazione digitale dell’archivio cartaceo non è più procrastinabile. SGA riorganizza le informazioni, tramite indicizzazione e tagging semantico, e realizza dataroom documentali digitali disponibili in tutta sicurezza su un apposito portale, navigabile come un sito web, che consente la tracciabilità dei contenuti. Approfondisci la sezione del nostro sito dedicata alla Gestione Elettronica Documentale.
Chiedi gratuitamente una consulenza e un preventivo senza impegno. Un nostro consulente sarà a tua disposizione e risponderà a tutte le tue domande sul servizio di scansioni di documenti nei formati A0 A1 A2 A3 A4 A5; ti darà informazione anche sulle scansioni con riconoscimento OCR (riconoscimento ottico caratteri) e conversione testuale; sarà infine pronto ad approfondire insieme a te il servizio più articolato della scansione digitale dei documenti per la creazione di un data room service, con consultazione dei documenti scansionati e archiviati mediante consegna e piattaforma cloud.
Scansioni professionali di documenti: chiedi tutto quello che ti serve sapere
Paperless letteralmente significa ‘meno carta’, un termine comunemente usato quando si inizia a parlare di scansione documenti, ma è un concetto riduttivo, che si sofferma sul ‘problema carta’ e non evidenzia l’opportunità di migliorare l’efficienza e la competitività grazie ad una nuova ‘efficienza informativa’. Sì perché la trasformazione digitale offre tre indiscutibili vantaggi: efficienza, produttività e competitività.
L’entità di questi vantaggi dipende dalla dimensione dell’azienda, dal settore, dall’organizzazione stessa. Per questo SGA ti offre un’analisi della situazione presente, e ti consiglia sulla direzione da intraprendere: quale processo sia più idoneo per una transizione priva di rischi, quale sia la classificazione più opportuna per una consultazione efficiente, quale storage adottare per conservare l’esistente archivio cartaceo e quali accorgimenti adottare in ufficio, anche con il personale, per un’ottimale migrazione al mondo digitale.
SGA mette a tua disposizione un team di analisti che progetta la trasformazione digitale, non lasciando nulla al caso: gli esperti di SGA analizzano la gestione dei tuoi archivi cartacei, grazie a consolidate check list ed interviste mirate, studia i volumi, le tassonomie, le abitudini alla consultazione, l’incidenza dell’anteriorità sulle esigenze del reperimento di dati, mappa fisicamente la dislocazione della documentazione per definire l’attività di scansione documenti meno costosa (valutando, ad esempio, se sia preferibile procedere con una (scansione documenti on-site, off-site oppure on-demand)
La smaterializzazione dei documenti cartacei non è, come spesso si osserva, direttamente correlata ad una maggiore sensibilità ambientale, almeno non nell’immediato. Stoccare e proteggere l’esistente documentazione cartacea, in depositi dotati di sofisticati sistemi di sicurezza, non è a impatto zero, e considerando la durata media richiesta per la conservazione dei documenti, prima che questi siano destinati al macero, possiamo affermare che l’archivio cartaceo aziendale – oltre ad aver avuto un impatto ambientale sia in termini di produzione, consumo energetico e impiego di materia prima – avrà ancora per un po’ di tempo un impatto in termini di consumo energetico e in termini di consumo del territorio. La situazione migliora con il macero se la carta viene poi riciclata.
Questo non deve, però, far pensare che in un’ottica ciclica e di prospettiva, la scansione documenti non abbia un impatto diretto e destinato a diventare strutturalmente positivo, sulla riduzione dei fattori dannosi per l’ambiente.
Percorrere la via della trasformazione digitale in azienda, riduce il consumo di risorse naturali e lo fa riducendo anche i costi aziendali. La scansione documenti consente, infatti, di:
Quando dunque parliamo di ufficio paperless o di trasformazione digitale ci riferiamo all’implementazione di tecnologie che consentono un interscambio simultaneo, sicuro e indicizzato di dati elettronici, che consente all’azienda di operare un cambio di paradigma.
Scansione documenti Milano SGA
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