Archiviazione documenti cartacei

L’archiviazione documenti cartacei è un’esigenza che sembra secondaria, ma che si rivela un capitolo di spesa molto oneroso. Oggi, grazie alla digitalizzazione, si può operare la dematerializzare dei documenti cartacei per processi organizzativi più efficienti. Dal momento in cui questi documenti sono resi disponibili in formato digitale, la presenza fisica degli archivi cartacei non è più indispensabile. Ecco, dunque, che SGA Srl è un partner prezioso per lo stoccaggio, la custodia, la digitalizzazione, la scansione e la protezione in massima sicurezza del vostro archivio.

Un partner certificato TÜV per la tua archiviazione documenti cartacei

L’archiviazione di documenti cartacei è il nostro core business. Il nostro è un servizio integrato di servizio di gestione degli archivi, con deposito, classificazione, scansione e digitalizzazione, repository e consultazione (GED). Per darti il meglio dell’archiviazione documenti in outsourcing, SGA Srl si è dotata di sistemi all’avanguardia. Questi sistemi ti danno la massima sicurezza nell’archiviazione documenti, con impianti antincendio a schiuma, vigilanza, antintrusione, disaster recovery e ridondanza dei server.

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SGA Srl è attiva soprattutto in Lombardia, nelle province di MilanoBergamoBrescia, Pavia, VareseComo e Monza Brianza

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Servizi di gestione documentale: panoramica

Servizi di gestione documentale, big data e società dell’informazione, sono tutti temi che convergono sulla consapevolezza che la vera ricchezza oggi sono le informazioni. Quando un’azienda affronta problematiche che afferiscono ad aree non strettamente legate al core business, come operatività accessorie e utilities, l’approccio aziendale rischia di essere sbrigativo. Sia che si tratti di archiviazione documenti cartacei che di archiviazione documenti digitali l’operatività interna valuta le opzioni che meglio rispondono al bisogno in un’ottica di breve termine, per…

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Come archiviare documenti cartacei

Come archiviare documenti cartaceiCome archiviare documenti cartacei

 

La custodia e la gestione degli archivi cartacei è un trend topic nell’ambito della rivoluzione digitale, è quindi importante rispondere in modo corretto alla domanda su come archiviare documenti cartacei. Se ad uno sguardo miope si tratta di rispondere a un bisogno circoscritto all’archiviazione documenti cartacei, se molti si accontentano di dare un’occhiata ai blog, a chi vede nella digitalizzazione non meramente l’introduzione di nuovi strumenti in azienda, ma un’innovazione di processi, la gestione documentale si presenta come un asset strategico. In questa prospettiva si deve valutare al meglio la strada da percorrere.

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Server farm: dall'archiviazione documenti cartacei al cloud

Server farm: dall'archiviazione documenti cartacei al cloudGestione documentale: dall’archivio di documenti cartacei agli archivi digitali

Gestione documentale ovvero l’evoluzione di una branca che non si occupa più solamente di archiviare documenti cartacei, ma che fa della dematerializzazione e degli archivi digitali l’asset per ottimizzare i processi in azienda

Che si operi sul mercato italiano o quello estero, che si sia un’azienda in attività da più generazioni o una startup, uno dei problemi che ogni realtà  deve fronteggiare è quello della gestione dei documenti.  Naturalmente, è pleonastico forse dirlo, per documento si intende un qualsiasi elemento fisico o digitale che contenga delle informazioni. Negli ultimi anni, soprattutto nell’ambito della gestione documentale, si è passati da parole d’ordine come gestione archivi, deposito e archiviazione documenti cartacei, ad ambiti più articolati e complessi.

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Il Sole24Ore parla di SGA e della sua gestione documentale per aziende

Deposito archivi esterno: estratto da Il Sole 24 OreNel giorno in cui esce in edicola con la sua rinnovata veste editoriale, segnaliamo che Il Sole 24 Ore parla di SGA Srl. Ci ha fatto molto piacere il passaggio in cui, descrivendo i nostri servizi di gestione documentale, deposito archivi cartacei e digitalizzazione, dice di noi:

“SGA deve la propria forza all’alto livello professionale dei suoi fondatori e ad uno staff, composto da persone la cui età media non supera i 33 anni. Una realtà dunque che coniuga esperienza ed entusiasmo, e che considera il cliente e la sicurezza di documenti e dati la priorità assoluta.”

Leggi tutto l’articolo sul nostro servizio di deposito archivi esterno.

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GDPR l'Unione Europea dal 25 maggio richiede l'adeguamento
GDPR l'Unione Europea dal 25 maggio richiede l'adeguamento

Archiviazione Documenti e Privacy: materia che dal 25 maggio sarà sotto i riflettori

Da qualche tempo si parla di quarta rivoluzione industriale (Industria 4.0) e Digital Transformation, tematiche che ora si stanno per incrociare con un altro trend il quale, per ragioni di imminenti scadenze, è nei pensieri di tutti i CEO. Si tratta della normativa europea in materia di trattamento dei dati: il Regolamento UE 2016/679 (il cosiddetto GDPR).

Se osservatori esperti e studi settoriali hanno finora valutato la trasformazione digitale sotto il profilo della sua qualità nel migliorare processi produttivi, workflow e data mining, oggi questa opportunità deve misurarsi con le richieste di trattamento, conservazione e protezione dei dati.

Si tratta di una congiuntura delicata, in cui si impone nuovamente, accanto alla dimensione immateriale, una certa attenzione ai supporti fisici, ai luoghi e ai sistemi integrati.

Come ha dichiarato a Corriere Comunicazione  Irene Facchinetti (Direttrice dell’Osservatorio Fatturazione elettronica e dematerializzazione degli Osservatori sulla digital innovation del Politecnico di Milano), le tappe della dematerializzazione documentale sono

(…) rinunciare alla carta per archiviare le informazioni, strutturarle in basi di dati, gestirle con flussi digitali di dati strutturati, orientarsi verso una gestione per processi, dotarsi di un’architettura interna integrata e sviluppare le interfacce per un dialogo strutturato con tutti gli attori

Archiviazione Documenti e Privacy: meglio archivi interni o esterni?

Non necessariamente e non sempre l’adozione di architetture interne integrate per la conservazione e la digitalizzazione del pregresso cartaceo è la migliore soluzione. Questo è tanto più vero se si legge questa esigenza alla luce dei requisiti che lo stoccaggio e la custodia da un lato e la protezione del dato digitalizzato dall’altro, possono comportare. Esiste, infatti, la possibilità di affidare la custodia degli archivi cartacei e il processo di digitalizzazione documentale in outsourcing a società come SGA che si sono specializzate nel farlo con i migliori standard qualitativi e adottano i massimi sistemi di sicurezza nell’archiviazione documentale.

Se il 65% degli investimenti in progetti di digitalizzazione sono destinati alla conservazione digitale. Solo il 48% di questi è dirottato alla gestione elettronica documentale e ai Workflow.

Il resto è speso per la creazione di un sistema di bridge, di passaggio, tra il vecchio e il nuovo. Si può evincere che la sfida iniziale della Digital Transformation sia quella di affrontare la fase di avvio della nuova gestione documentale ibrida (cartacea e digitale), la custodia degli archivi documentali pregressi e la possibilità di consultazione bidimensionale e bidirezionale.

È in questo vulnus, con un enorme know-how, che SGA offre da anni servizi di archiviazione documenti cartacei e archiviazione documenti digitali, servizi che includono la dematerializzazione e la digitalizzazione, la custodia e la consultazione in tempi rapidi dei dati.

Archiviazione Documenti e Privacy: i costi improduttivi

Come riporta TechEconomyuna ricerca di IDC stima che le entrate del mercato software per le soluzioni documentali in Europa occidentale passeranno dai 527,2 milioni di dollari registrati nel 2017 ai 609,8 milioni di dollari nel 2021.

(…) nel periodo 2016-2021, le entrate del mercato software per le soluzioni documentali in Europa occidentale prevedono una crescita pari a 505,4 milioni di dollari nel 2016, che diventa pari a 609,8 milioni di dollari nel 2021 (+3,8%). Il mercato globale BPS e MPDS è cresciuto complessivamente del 5% nel 2016 rispetto all’anno precedente ma, mentre il segmento di grandi imprese (con 1.000 o più dipendenti) presenta un mercato praticamente saturo, cresce la domanda da parte di aziende con meno di 1.000 dipendenti, che rappresentano il 99% delle organizzazioni europee occidentali.

Perché è dunque vantaggioso rivolgersi a SGA?

  1. per ragioni di costi improduttivi, cioè tutti gli investimenti tecnologici che riguardano l’acquisizione di tecnologie che sono utili solo alla fase di passaggio intermedia (non alla successiva gestione del workflow);
  2. è garanzia di costante adeguamento a tutte le normative, incluso il Regolamento UE 2016/679, che riguardano il trattamento del dato, la conservazione e la protezione sia fisica che immateriale;
  3. gli spazi improduttivi destinati all’archiviazione hanno un costo ulteriore per la loro messa a norma, il continuo adeguamento e la manutenzione;
  4. le ragioni sono molte altre per cui vi invitiamo a visitare il nostro sito e  a scriverci usando la modalità preferita dalla nostra pagina contatti.
Vincent Cerf, inventore del protocollo TCP/IP insieme a Bob Kahn
Vincent Cerf, inventore del protocollo TCP/IP insieme a Bob Kahn

Vincent Cerf, inventore del protocollo TCP/IP insieme a Bob Kahn

Alcuni giorni fa, riordinando un armadio di casa, mi è capitato di trovare un album di vecchie fotografie in bianco e nero. Mi sono ricordato di due articoli, che avevo letto su due riviste prestigiose: Wired e Huffington Post. Mentre li leggevo mi sono ritrovato a pensare: come faranno i nostri figli e i nostri nipoti a consultare le immagini che raccontano la storia della loro famiglia? Come avverrà il trasferimento delle immagini tra una generazione e l’altra?

Quando si pensa alla quantità di documenti presenti nelle nostre vite quotidiane e immagazzinati in forma digitale – sottolineava negli articoli Vincent Cerf, inventore del protocollo TCP/IP insieme a Bob Kahn – come le e-mail, i tweet e tutto il web, è chiaro che potremmo perdere una grossa fetta della nostra storia. Non vogliamo che le nostre vite digitali scompaiano. Se vogliamo preservarle dobbiamo assicurarci che gli oggetti digitali che creiamo oggi siano ancora accessibili nel futuro.

(Fonte: Weird https://www.wired.it/attualita/2015/02/16/vint-cerf-futuro-medievale-bit-putrefatti/)

Nell’articolo dell’Huffington Post, Cerf parla di un vero e proprio “buco nero” e mette in guardia sul pericolo di una desertificazione delle fonti documentali, che progressivamente spariranno come oggetti tangibili per diventare solo reperti digitali. Cosa fare dunque?

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