SGA su ItaliaOggi per i Vent’anni di attività

18 regioni raggiunte, servizi certificati che vanno dalla custodia e l’archiviazione di documenti amministrativi e contabili fino alla consultazione digitale, rispettando i massimi requisiti di sicurezza fisica e cyber security. Tutti i motivi per cui oggi SGA S.r.l. serve clienti del calibro di Carlsberg, Parker Italiaonline, Playmobil, Sisal, Perfetti e l’European Commission.

Intervista integrale a Sergio Sioli, cofounder e Presidente di SGA S.r.l.

Quest’anno SGA S.r.l. ha compiuto 20 anni. L’azienda di Lentate sul Seveso si occupa da sempre di archiviazione e gestione di documenti contabili, ma negli anni ha saputo adeguarsi alla progressiva digitalizzazione delle imprese, restando fermamente convinta che la terziarizzazione dei servizi non legati al core business di un’azienda è la chiave per mantenere la competitività nel proprio settore. In occasione del ventennale abbiamo raggiunto Sergio Sioli, cofounder e presidente dell’azienda per farci raccontare la storia di SGA S.r.l.

L’intervista pubblicata su ItaliaOggi

D – La domanda d’esordio non poteva che essere questa: nell’era del digitale come può esistere e prosperare una realtà come SGA il cui core business è il servizio di custodia e gestione degli archivi cartacei?

R – Nel 2023 io e il mio socio Gabriele Musso, dopo alcune esperienze lavorative nel mondo dei servizi a valore aggiunto per le imprese, nutrivamo il forte desiderio di dar vita ad un’impresa nostra ed avevamo capito che, nonostante già da molto tempo si parlasse in maniera spinta di archiviazione digitale, l’era della carta non era ancora giunta al termine. C’era spazio per creare una realtà in grado di fornire servizi di archiviazione documenti amministrativi e contabili con elevati standard di qualità e sistemi di sicurezza di eccellenza sotto tutti i profili, dall’antincendio alla Cyber Security. La zona ideale era quella a nord di Milano fino alla Brianza. Erano – lo sono tuttora – aree ad alta densità produttiva dove si trovano anche molte società di servizi. Milano e la Lombardia sono stati, quindi, il primo bacino di sviluppo della nostra attività che da subito si è espansa raggiungendo tutto il Nord Italia. Oggi serviamo clienti che hanno basi in 18 regioni italiane.

D – Saprebbe spiegare in poche parole cosa fa SGA?

R – SGA è l’acronimo di Servizi Gestione Archivi. Custodiamo gli archivi cartacei dei nostri clienti, li conserviamo in luoghi molto sicuri e, quando i clienti hanno necessità di consultare un documento, lo estraiamo e lo rendiamo disponibile in digitale in tempi brevissimi. In alternativa estraiamo e mettiamo in spedizione l’originale, tramite corriere, ed il cliente lo riceve entro il giorno successivo. Il servizio che eroghiamo è molto apprezzato soprattutto nelle aree urbane dove i costi di affitto degli uffici sono molto alti e molto spesso i clienti sono costretti a custodire i propri documenti in luoghi non idonei come cantine, box, soffitte o self storage.

D – Quanto è cambiato, nel corso di questi vent’anni, il vostro lavoro? Vi sono stati dei momenti che hanno costituito delle rotture rispetto al passato, rispetto a quanto facevate inizialmente?

R – I cambiamenti sono inevitabili, ma il nostro lavoro in sé non è cambiato poi molto. Ciò che è cambiata è la percezione sempre più diffusa che un servizio strutturato di gestione documentale sia oggi di gran lunga preferibile a un mero deposito. Naturalmente, nell’era del just in time, dell’omnicanalità e dell’informazione disponibile subito, sono cambiate le aspettative e le abitudini delle persone e delle aziende. Durante e dopo il periodo pandemico abbiamo assistito a un’ulteriore accelerazione di questo fenomeno. Paradossalmente durante la pandemia abbiamo lavorato di più: molti clienti, dovendo ricorrere allo smart working, hanno colto l’occasione per ridimensionare i loro uffici, che sembravano essere diventati troppo grandi e onerosi, e per riorganizzare le modalità di consultazione della documentazione. Ero convinto, lo sono ancora, che lo smart working dovesse essere una soluzione temporanea a un problema temporaneo, mi trovo invece a constatare che purtroppo così non è. In troppi casi questo è andato anche a scapito dell’occupazione oltre che della socialità. In questo processo di razionalizzazione, a volte estrema, dei costi, gli spazi riservati ai documenti, che già prima erano inadeguati e ristretti, sono andati via via riducendosi o addirittura scomparendo. Alla fine le persone, lavorando da casa e non avendo più a portata di mano le copie cartacee, si sono adeguate e oggi è normale consultarli solo in formato digitale.
È per questo che un servizio puntuale ed efficace come il nostro è diventato molto importante: dà un supporto completo ed è ideale per il contenimento dei costi.

D – Quale è stata la situazione più difficile che avete dovuto affrontare?

R – Siamo abituati a gestire situazioni difficili. L’archivistica è una pratica complessa, che nelle aziende viene affrontata in modo organico solo in rari casi: tipicamente quando finisce lo spazio a disposizione, oppure quando la disorganizzazione degli archivi si traduce in perdite finanziarie.
In questi vent’anni ci sono capitati diversi casi in cui i clienti non avevano il problema dello spazio, ma gestivano la custodia dei documenti negli stessi magazzini logistici di proprietà, in cui gestivano anche i prodotti che commerciavano o distribuivano.
Tutti riscontravano molteplici problemi. Il primo è che non sapevano esattamente che cosa avevano in archivio, dove lo stavano custodendo e per quanto tempo andasse conservato. Il secondo problema era legato al fatto che l’archivio non era indicizzato, e cercare un documento richiedeva tempi inaccettabili. Il terzo problema si presentava quando c’era la necessità di ricostruire la posizione debitoria di un cliente: a volte diventava una caccia al tesoro senza poi poter produrre in giudizio ciò che era necessario per recuperare il credito esigibile.
In molti casi abbiamo recuperato centinaia di metri cubi di documenti che, riordinati e catalogati in modo approfondito, hanno generato un beneficio notevole in quanto l’85% dei clienti custodiva senza averne precisa contezza documenti ormai da anni obsoleti e destinabili a macero.
Per alcuni clienti abbiamo poi creato dei servizi ad hoc di BPO con la digitalizzazione on demand delle più diverse tipologie documentali. Dai documenti tecnici e di progetto, ai batch di produzione, alla ricostruzione delle posizioni debitorie e così via.
Diciamo in definitiva che non c’è una situazione difficile ma ci sono state e ci saranno tante situazioni dove la risposta alle esigenze del cliente è complessa e va progettata e realizzata in maniera quasi sartoriale. Ma a noi piacciono le sfide.

D – Parliamo di clienti. Tra i vostri clienti ci sono grandi multinazionali come Voestalpine, Parker, Emerson, Carlsberg, Playmobil, Rollon e Sauter, operanti nei settori più svariati c’è poi il Joint Research Center della Commissione Europea, c’è una casa editrice rinomata come McGraw Hill, c’è Sisal, ma ci sono anche piccoli e grandi studi professionali, e molte medie aziende. Cos’hanno in comune soggetti così diversi e che cosa li spinge a scegliere i vostri servizi?

R – Quello che accomuna la maggior parte dei nostri clienti è la grande attenzione per i loro documenti. Per loro gli archivi non sono solo un insieme di fogli all’interno di contenitori, ma sono la propria storia trasferita su carta, il frutto di migliaia di ore di lavoro di chi ha contribuito alla crescita e al successo aziendale.
Chi ci sceglie solitamente apprezza l’elevata qualità del servizio e la sicurezza che un impianto di spegnimento automatico a schiuma ad alta espansione come il nostro può offrire rispetto ai tradizionali sprinkler ad acqua, decisamente poco compatibili con la carta e che rischiano di fare più danni che altro.
Chi preferisce il nostro servizio oltre a trovarci competitivi, a parità di livello di sicurezza applicato ai servizi erogati, fa una scelta orientata alla tranquillità e alla certezza di non abbandonare i propri archivi in un magazzino qualunque, e decide perciò di affidarli a chi li sa gestire in modo sicuro efficace ed efficiente.

D – Nessuno può con certezza prevedere il futuro, ma se le chiedessi come cambierà la vostra offerta nei prossimi dieci anni, saprebbe dare una risposta convincente?

R – Gabriele ed io ci siamo chiesti spesso quale sarà il futuro della logistica documentale.
Da una domanda come questa più che una risposta nascono altre domande. In molti si interrogano se assisteremo mai al completo abbandono del supporto cartaceo, ma la domanda vera è un’altra: potremo fra 30 anni consultare ancora un file .pdf o un file .dwg generato nei primi anni duemila?
Una cosa è sicura: la carta è il supporto che ha traghettato la conoscenza attraverso il tempo e le generazioni. Sarà così anche per i formati e gli strumenti digitali?
Il futuro vedrà sicuramente un’ulteriore spinta verso il digitale e SGA continuerà ad arricchire la propria offerta di tutti quei servizi di digitale massivo o on demand che già propone da anni ai propri clienti.
Crediamo comunque che date le specificità di alcuni segmenti della nostra clientela per molti anni ancora continueremo ad offrire servizi di archiviazione documenti amministrativi e contabili.
Capita spesso che ingegneri, architetti e geometri che fanno consultazioni presso le nostre strutture vivano con un certo sollievo la possibilità di consultare documentazione di progetto completa sugli originali cartacei senza doversi magari approcciare a vari supporti informatici che a volte nemmeno sono più leggibili (floppy, cd, dvd, etc.) perché deteriorati.

D – Prima di salutarci ha qualche aneddoto divertente da raccontare?

R – Non so se il racconto sia divertente o fantozziano. Uno studio legale internazionale, con sede in centro a Milano, prima di diventare nostro cliente, conservava i documenti in una struttura di self storage, in periferia, sostenendo di solo affitto costi sette o otto volte maggiori rispetto alla nostra soluzione, e non facciamo menzione del livello di sicurezza antincendio dei self storage. Quando uno dei professionisti associati doveva consultare documenti archiviati, un’addetta alla segreteria prendeva un taxi e si recava presso il self storage. Capite che significa? Mezzora per andare, mezz’ora per tornare, mezz’ora per la ricerca dei documenti, il costo del taxi, e il disappunto dell’impiegata. Questo è solo un esempio della miriade di inefficienze e di costi occulti che si possono celare dietro ad una cattiva gestione di un archivio cartaceo.
Ora la stessa impiegata non deve far altro che inviarci una mail ed in tempo quasi reale riceverà una risposta con il documento richiesto digitalizzato on demand.
In buona sostanza il cliente paga il digitale solo per quello che realmente serve e solo quando realmente serve.