Sembra ieri, eppure era il 31 dicembre 2019 quando la Commissione Sanitaria Municipale di Wuhan (Cina) segnalò i primi casi di “polmonite a eziologia ignota” all’OMS. Il 21 febbraio venne identificato erroneamente il paziente zero, un 38enne di Codogno e il 9 marzo del 2020 scattava il primo lockdown in Italia. Il 10 marzo del 2023, tre anni dopo, usciva invece sul magazine MBNews, un articolo che parlava di SGA e di come, dopo la pandemia di COVID-19, il mondo del lavoro fosse cambiato.

Archiviazione documentale: quanto è cambiata a quattro anni dal COVID-19?

È cambiata nelle routine, si legge nell’articolo. ed è cambiata soprattutto «(…) nella percezione del proprio agire. La tecnologia è entrata con una rapidità mai vista in precedenza nelle prassi di milioni di lavoratori e un numero sempre maggiore di persone ha fatto esperienza del remote working (e dello smart working). Così alcune consuetudini – spesso inefficienti – sono state soppiantate da nuove pratiche».

Forse non è un caso che ChatGPT, chatbot di AI creata da OpenAI, sia stata l’applicazione con l’incremento di utenti più rapido di tutti i tempi, raggiungendo proprio nel febbraio 2023, 100 milioni di utenti attivi a soli due mesi dal lancio.

Oggi, alle soglie del 2024, possiamo valutare con una prospettiva più neutra e meno animosità quel che è accaduto ma nella sostanza, le considerazioni fatte nell’articolo non cambiano molto. Aver fatto una certa esperienza del lavoro ibrido ha radicalmente cambiato non solo le consuetudini, ma anche i desideri dei lavoratori che oggi valutano e scelgono una posizione lavorativa anche dalla possibilità di poter lavorare da casa. Digitalizzazione e Remote working magari non hanno ridimensionato gli uffici, ma li hanno certamente svuotati: ci sono meno persone e c’è meno carta.

Come si legge nell’articolo, la contrazione degli spazi fisici, la digitalizzazione dei processi e la virtualizzazione delle informazioni «(…) hanno svincolato le persone – con l’eccezione degli addetti alla produzione – dalla necessità di essere presenti in ambienti predefiniti per svolgere le loro mansioni e hanno, al tempo stesso, reso necessaria la dematerializzazione dei documenti (la loro scansione e digitalizzazione, la successiva archiviazione e indicizzazione con sistemi di data mining per la ricerca e la consultazione)».

Da un lato la richiesta di flessibilità del lavoro, dall’altro la necessità di recuperare l’archivio storico in formato digitale, esternalizzando il servizio di gestione documentale a società certificate, come SGA, è stata un’opportunità che molte aziende hanno colto per abbattere i costi e ottenere le migliori prestazioni. Chi, invece, ha avuto timori di adottare il cloud, è rimasto ai blocchi di partenza con soluzioni informatiche che nemmeno la Pubblica Amministrazione ha scelto di mantenere. Se vi fossero ancora perplessità su questo aspetto o sul costo della logistica e l’affitto di spazi sicuri e protetti in autonomia, basti allora volgere l’attenzione alle normative su sicurezza e protezione dei dati per comprendere che per garantire un’archiviazione della documentazione aziendale protetta da incendi, distruzione, furti e manomissioni si devono sostenere ingenti spese, mentre un operatore specializzato come SGA può garantire la massima sicurezza nell’archiviazione e nello stoccaggio di documenti.

L’Amazon degli archivi cartacei è a Lentate sul Seveso.

D’accordo, nell’articolo si accostava SGA ad Amazon Prime, ma solo in merito ai servizi di consegna rapida (consegniamo, infatti, la documentazione richiesta l’indomani della richiesta e immediatamente se si desidera solo la copia digitale). SGA non ha le dimensioni del colosso di Seattle, eppure qualche affinità esiste.

Come abbiamo visto, accade spesso che, quando un’innovazione bussa alla porta, un’opportunità venga vissuta come un ostacolo, un’incombenza nuova da dover risolvere. Nel caso dell’archiviazione e della gestione degli archivi cartacei digitalizzati, può quindi succedere che aziende e studi professionali abbiano il timore di non aver a portata di mano i propri documenti (quelli originali, cartacei) e si orientino a servizi di prossimità per la scansione e a depositi nelle vicinanze per la conservazione. In alcuni casi scelgano soluzioni di self-storage in strutture inadeguate. A tal proposito abbiamo scritto un articolo che raffronta in modo particolareggiato le soluzioni di self-storage con i servizi specialistici.

Qui ci limitiamo ad un esempio: si pensi alla logistica di Amazon. I pacchi partono da centri di distribuzione magari a centinaia di chilometri di distanza e le merci viaggiano di notte per garantire la consegna l’indomani. Per SGA è lo stesso: garantisce la consegna del documento fisico il giorno successivo alla richiesta, a mezzo corriere, avendo un ritiro dedicato tutte le sere alle ore 17:00. Per la consultazione dei formati digitali, i tempi di risposta è inferiore alle 4 ore in ogni condizione.

L’articolo su Monza Brianza si conclude raccontando di come lo staff di SGA non sia personale in body rent, o addetti di agenzie interinale, ma dipendenti formati con un percorso articolato e dedicato ai servizi che vanno a svolgere. Si tratta di un percorso di formazione continua che non solo trasferisce le competenze operative, ma li responsabilizza sia per le attività esterne che quelle interne.

«Per garantire ottime performance, nessun aspetto è tralasciato, né tecnologico né relativo all’intervento umano. Il reperimento dei documenti archiviati non dipende, infatti, solo dal metodo di gestione documentale e dagli efficienti strumenti di data mining, ma anche dalla qualità con cui gli operatori sono formati per usare il massimo scrupolo nel trattamento del documento stesso in fase di prelievo, conservazione, indicizzazione, stoccaggio, recupero e consegna. Tutto questo è un fiore all’occhiello per SGA».