Self Storage o servizio integrato di gestione degli archivi documenti aziendali? Ecco perché un servizio certificato di conservazione documentale – come quello offerto da SGA – è da preferirsi a una soluzione di affitta spazio con i Self Storage. Nell’articolo vi raccontiamo una nostra recente esperienza, vi parliamo dei costi occulti del Self Storage e dell’abissale differenza in termini di sicurezza, efficienza e costi di un deposito archivi con documenti cartacei digitalizzati, indicizzati e a portata di consegna.

Archiviazione Documenti Aziendali: Servizio Professionale o Self Storage?

Dopo alcuni anni di attività è inevitabile per un’azienda – di qualunque dimensione – veder aumentare i volumi e gli ingombri destinati alla documentazione cartacea prodotta e ricevuta nel tempo. A un certo punto si inizia a confrontare la comodità di avere a portata di mano la documentazione con l’opportunità di liberare spazio (quando non si debba persino preoccuparsi di acquisire nuovi spazi perché non si sa più dove stoccare l’archivio documenti aziendali). Così si cercano servizi di deposito archivi, soluzioni di archiviazione documenti cartacei, aziende che offrano stoccaggio e digitalizzazione. Se ne incontrano molte di realtà che offrono servizi per l’archiviazione di documenti aziendali e si propongono sul mercato per svolgere questo lavoro. Alcune di loro sono preparate, attrezzate e competenti, ma in molti casi si incontrano anche attori poco professionali che hanno convertito grandi spazi vuoti in depositi per l’archiviazione documenti (strutture logistiche, traslocatori, locatori di spazi per Self Storage). Si tratta di aziende che mirano a trasformare i costi di struttura legati alle eccedenze di spazio in cespiti di ricavo, ma che non hanno né aree adeguate agli standard di sicurezza per la conservazione dei documenti, né qualifiche e know how per garantire un servizio di deposito e consultazione degno di questo nome. Fanno di tutto un po’, senza specializzarsi, né adeguarsi agli standard del settore o alle tecnologie più recenti, fornendo così un servizio che non ha moto a che vedere con l’archiviazione documenti aziendali.

Archiviazione Documenti Aziendali: Un Case History sul Self Storage.

Abbiamo parlato con SGA Servizio Gestione Archivi, una solida realtà a Milano, che opera in Lombardia e in tutto il Nord Italia occupandosi di molte cose: gestione deposito archivi, archiviazione documenti aziendali, CED, macero di documenti e altro ancora. Abbiamo chiesto loro perché il servizio che offrono è da preferirsi a un semplice Self Storage. «Recentemente abbiamo acquisito come cliente un prestigioso studio legale – ci ha raccontato Gabriele Musso, fondatore e Responsabile della Comunicazione – una realtà preminente anche in campo internazionale che, creando ingenti quantità di documentazione, si è affidato in passato ad una soluzione di Self Storage. Per svuotare le stanze ingombrate dall’archivio cartaceo e liberare spazio da adibire a nuovi uffici affacciati sul Duomo di Milano, lo studio aveva preso in affitto uno spazio da una di queste aziende che offrono servizi di Self Storage. Lo spazio era poco fuori Milano, difficile da raggiungere e ben presto la soluzione si è dimostrata economicamente onerosa. Il costo crescente delle metrature era sempre più in espansione e ogni volta che c’era la necessità di consultare un documento, una segretaria doveva prendere un taxi per recarsi presso lo stoccaggio (perché di questo si tratta), rimanendo lontano dall’ufficio per tre o quattro ore, rendendo inefficiente e lenta la procedura di consultazione. Così, in occasione di una revisione dei costi di esercizio, il cliente ha deciso di valutare nuove modalità di archivio che gli permettessero di avere un servizio più economico e sicuramente più efficiente ed efficace».

Archiviazione Documenti Aziendali: Perché i clienti scelgono SGA Servizio Gestione Archivi.

Dopo un’attenta valutazione, dunque, il prestigioso studio di Milano ha affidato a SGA il servizio di archiviazione documenti aziendali. «I motivi che hanno convinto il cliente a optare per il servizio certificato di deposito e consultazione che noi offriamo – ha spiegato ancora Gabriele Musso – si possono riassumere in una parola: vantaggioso». Ecco dunque un elenco dei motivi per cui è da preferire la soluzione proposta da SGA:

1. A differenza del Self Storage, SGA offre uno servizio a 360 gradi, quindi il cliente non deve preoccuparsi dell’inscatolamento e del trasporto della documentazione, attività che viene svolta da personale qualificato e specializzato nella gestione dei documenti.
2. Nel Self Storage le dimensioni delle stanze sono predefinite e quindi potrebbe capitare che siano troppo grandi o troppo piccole. In SGA viene fatturato solo lo spazio effettivamente utilizzato senza la possibilità che finisca. In alcuni casi si riescono ad ottenere risparmi molto importanti direttamente sullo spazio (con un rapporto di 1 a 8).
3. A differenza dei Self Storage, quando l’archivio viene portato in SGA, la documentazione viene divisa per anno e indicizzata creando un elenco di consistenza al fine di agevolare le richieste di consultazione che verranno evase in tempi molto ridotti via email (quindi file già digitalizzato) o con consegna tramite corriere. Non vi saranno più tutti quei costi occulti generati dalle ore di lavoro del personale destinato a consultare l’archivio.
4. A differenza dei Self Storage ogni anno SGA segnala al cliente i documenti fiscalmente scaduti, dando la possibilità di macerare la documentazione non più necessaria e generando una decrescita del volume di consistenza dell’archivio e quindi un risparmio sui costi dello spazio (se non si conferisce ulteriore documentazione).
5. A differenza dei Self Storage, gli archivi in SGA sono conservati in scatole chiuse e posizionati su bancali sigillati che ne garantiscono la conservazione nel tempo lontano da polvere ed umidità. Un impianto di spegnimento a schiuma ad alta espansione garantisce in caso d’incendio, non solo che non si brucino, ma anche che non si bagnino. Gli edifici sono protetti con impianti di sorveglianza e antintrusione.

Sembra dunque che il confronto si risolva senza molti dubbi: se un’azienda ha necessità di spazio per l’archiviazione documenti aziendali è preferibile che si rivolga a una società che fa questo lavoro in maniera professionale, offrendo servizi certificati e sicuri che contemplino l’intera catena della gestione dell’archivio, dal trasloco alla digitalizzazione e poi fino al progressivo smaltimento.