Gestione Documentale: su Milano Finanza si parla di SGA. La prestigiosa testata che si occupa di economia, finanza e società ci ha chiesto come un’azienda può scegliere in modo oculato il sistema di gestione archivi più adatto alle proprie esigenze.
Gestione documentale: un utile premessa
L’articolo inizia da una doverosa premessa: gli archivi cartacei di un’azienda possono raggiungere volumi importanti e occupare molto spazio, rischiando di ingombrare stanze, corridoi e uffici, luoghi in cui, ogni giorno, svogliamo le nostre attività.
Spesso, quando questo accade, i documenti vengono semplicemente spostati e, senza molte altre considerazioni, vengono portati in altri luoghi, il più delle volte inadeguati. La dislocazione è una risposta immediata al problema ma una soluzione inadeguata al vero bisogno: gestire in modo funzionale ed efficiente le informazioni che quei documenti contengono.
Forse si tratta di documenti datati (vecchia documentazione fiscale, disegni tecnici archiviati, note spese, rapporti di intervento, ecc.), ma potrebbe essere necessario consultarli in caso di problemi o ai fini fiscali (o per una richiesta dell’autorità giudiziaria).
A Milano Finanza abbiamo spiegato come oggi l’ibridazione del dato, ancora a cavallo tra cartaceo e digitale, comporti un’esigenza di scansione documentale (comunque la si chiami: scansione documenti, digitalizzazione documenti o dematerializzazione documenti). Oggi non è sufficiente lo spostamento del supporto fisico, scegliendo luoghi inadeguati, perché così facendo è alta la probabilità di danneggiare e perdere quelle che, a tutti gli effetti, costituiscono prove a tutela dell’azienda o informazioni sensibili e strategiche. La maggior parte dei luoghi scelti come ripiego non va bene: hanno elevato carico d’incendio, scarsi sistemi di allarme, protezioni anti intrusione basiche, nessun metodo di tracciamento della documentazione e certamente nessuna procedura per la dematerializzazione documentale.
Gestione Documentale: le 7 Regole
Abbiamo quindi elaborato per Milano Finanza 7 domande che un’azienda dovrebbe porsi prima di scegliere un’azienda specializzata nei servizi di archiviazione, deposito, scansione e dematerializzazione (GED). Sono sette domande per orientarsi nella giungla della gestione documentale (e della digitalizzazione) che ci si deve porre quando si sceglie un fornitore perché conservi e gestisca l’archivio cartaceo dell’azienda. Le domande, naturalmente, anticipano le cose importanti da fare:
- Scegliere un fornitore specializzato
- Scegliere un fornitore che sia proprietario/locatario dell’immobile dove verranno conservati i documenti cartacei
- Scegliere un deposito adeguato e sicuro (con impianti adeguati)
- Scegliere un gestore con tempi medi di consultazione e resa dei documenti adeguati alle proprie esigenze
- Scegliere un fornitore che offra anche il servizio di smaltimento dei documenti (macero) una volta che questi siano giunti a fine ciclo
- Scegliere un fornitore con politiche di costi chiari e senza costi nascosti (inclusi i costi di disarchiviazione)
- Scegliere un fornitore che offra una consulenza obiettiva, in particolare sulla convenienza o meno della dematerializzazione dell’archivio cartaceo pregresso
Per approfondire questi aspetti Milano Finanza ha chiesto a noi di SGA s.r.l, in qualità di esperti in archiviazione documentale e punto di riferimento per la conservazione e la documentazione degli archivi a livello nazionale, una sintesi.
Grazie ad una pluridecennale esperienza SGA s.r.l è in grado di prendere in custodia la vostra documentazione cartacea, che verrà stoccata in una struttura di 8000 metri quadri e sarà protetta da sistemi antincendio e antintrusione all’avanguardia, sistemi che le hanno garantito la certificazione ISO 9001:2008.
Grazie ad un sistema gestionale sarete in grado in grado di monitorare i movimenti di ogni singola pratica, dalla presa in carico alla sua eventuale distruzione.
Tramite i servizi di consegna rapida, i documenti vi saranno consegnati a domicilio entro 8 ore lavorative, entro 4 ore vi saranno consegnati via mail o resi disponibile sull’area clienti personale.
I servizi offerti dallo staff di SGA non si limitano all’archiviazione, ma con una media di 10.000.000 di pagine digitalizzate all’anno, grazie alla tecnologia OCR (Optical Character Recognition) sono in grado di scansionare i documenti, rendendoli digitali e quindi consultabili comodamente tramite pc o smartphone.
Lo staff di SGA è sempre pronto a fornire la massima assistenza alla propria clientela, garantendo velocità, professionalità e massimo rispetto della privacy.
Sul nostro sito potete trovare tutte le informazioni e i contatti e potrete decidere di dare una svolta ai vostri archivi.
Basta luoghi polverosi e pieni di faldoni, grazie a SGA oggi l’archiviazione è più semplice.
Archiviazione Documenti Aziendali – Tutti i servizi di SGA Servizi Gestione e Deposito Archivi
- Archiviazione Documenti Cartacei
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- Scansione e Dematerializzazione
- Servizi per Curatori Fallimentari
SGA Srl è attiva soprattutto in Lombardia, nelle province di Milano, Bergamo, Brescia, Pavia, Varese, Como e Monza Brianza. I suoi servizi, nondimeno, arrivano a coprire le regioni Piemonte (Alessandria, Asti, Biella, Cuneo, Novara, Torino, Verbano Cusio Ossola, Vercelli) e Liguria (Genova, La Spezia, Savona, Sanremo IM, Imperia, Rapallo, Chiavari, Albenga, Ventimiglia).
