SGA Srl a Pavia (Lombardia) offre servizio di gestione documentale, archiviazione documenti cartacei, archiviazione documenti digitali, deposito archivi, trasporto e trasloco archivi, macero.

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Macchina da scrivere Continental per celebrare l'avvento della fattura elettronica

Macchina da scrivere Continental per celebrare l'avvento della fattura elettronica

Fattura elettronica: Spesometro Mensile e Archiviazione Documenti

Cosa cambierà a partire dal 1° gennaio 2019, con l’introduzione della fattura elettronica?

La fattura elettronica è dietro l’angolo. La fattura cartacea per operazioni Italia su Italia perderà ogni valore fiscale e civilistico, ne avevamo già parlato nell’articolo Fatturazione elettronica: crisi istituzionale, IVA e obblighi dal 2019. La fattura andrà emessa in formato XML. La carta non andrà più conservata, ma andrà conservato elettronicamente il file XML, motivo per cui sarà necessario istituire la conservazione sostitutiva delle fatture Attive e Passive.

Come andrà comunicata la fattura elettronica?

La fatturazione elettronica implica che la fattura non andrà più mandata al cliente, bensì inviata direttamente all’Agenzia delle Entrate attraverso l’SDI, il Sistema di Interscambio. I dati necessari perché l’Agenzia delle Entrate consideri la fattura elettronica valida saranno gli equivalenti di quelli comunicati con lo Spesometro. L’Agenzia delle Entrate – sempre per mezzo del Sistema di Interscambio – la consegnerà al

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Come archiviare documenti cartacei

Come archiviare documenti cartaceiCome archiviare documenti cartacei

 

La custodia e la gestione degli archivi cartacei è un trend topic nell’ambito della rivoluzione digitale, è quindi importante rispondere in modo corretto alla domanda su come archiviare documenti cartacei. Se ad uno sguardo miope si tratta di rispondere a un bisogno circoscritto all’archiviazione documenti cartacei, se molti si accontentano di dare un’occhiata ai blog, a chi vede nella digitalizzazione non meramente l’introduzione di nuovi strumenti in azienda, ma un’innovazione di processi, la gestione documentale si presenta come un asset strategico. In questa prospettiva si deve valutare al meglio la strada da percorrere.

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Server farm: dall'archiviazione documenti cartacei al cloud

Server farm: dall'archiviazione documenti cartacei al cloudGestione documentale: dall’archivio di documenti cartacei agli archivi digitali

Gestione documentale ovvero l’evoluzione di una branca che non si occupa più solamente di archiviare documenti cartacei, ma che fa della dematerializzazione e degli archivi digitali l’asset per ottimizzare i processi in azienda

Che si operi sul mercato italiano o quello estero, che si sia un’azienda in attività da più generazioni o una startup, uno dei problemi che ogni realtà  deve fronteggiare è quello della gestione dei documenti.  Naturalmente, è pleonastico forse dirlo, per documento si intende un qualsiasi elemento fisico o digitale che contenga delle informazioni. Negli ultimi anni, soprattutto nell’ambito della gestione documentale, si è passati da parole d’ordine come gestione archivi, deposito e archiviazione documenti cartacei, ad ambiti più articolati e complessi.

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Il Sole24Ore parla di SGA e della sua gestione documentale per aziende

Deposito archivi esterno: estratto da Il Sole 24 OreNel giorno in cui esce in edicola con la sua rinnovata veste editoriale, segnaliamo che Il Sole 24 Ore parla di SGA Srl. Ci ha fatto molto piacere il passaggio in cui, descrivendo i nostri servizi di gestione documentale, deposito archivi cartacei e digitalizzazione, dice di noi:

“SGA deve la propria forza all’alto livello professionale dei suoi fondatori e ad uno staff, composto da persone la cui età media non supera i 33 anni. Una realtà dunque che coniuga esperienza ed entusiasmo, e che considera il cliente e la sicurezza di documenti e dati la priorità assoluta.”

Leggi tutto l’articolo sul nostro servizio di deposito archivi esterno.

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fatturazione elettronica: dal 2019 obbligatoria. Scorcio della BCE

fatturazione elettronica: dal 2019 obbligatoria. Scorcio della BCEFatturazione elettronica e gestione archiviazione documenti sostitutiva

La situazione di stallo istituzionale, l’incertezza che muove i mercati alla prudenza, per non dire a una progressiva erosione della fiducia, lo spread che è salito sopra i duecento punti e lo spettro di nuove elezioni alle porte, non cambieranno due cose che si profilano per il 2019:

  • la prima è che le clausole di salvaguardia del precedente Governo ci vedono prossimi – facciamo i debiti scongiuri – a un aumento dell’IVA di 3 punti percentuali;
  • la seconda è che dall’anno nuovo la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria anche per soggetti economici privati.

Fatturazione elettronica: cos’è

La fatturazione elettronica è un processo telematico che gestisce la generazione, l’emissione e l’autentificazione, l’invio tramite un sistema di interscambio, la ricezione e la notifica digitale di un documento. Non è tutto: da ultimo, ma non per questo meno importante, la fatturazione elettronica richiede la conservazione sostitutiva che, forse è pleonastico specificarlo, ha una durata di dieci anni come minimo.

La novità introdotta dalla Manovra finanziaria per il 2018 sulla fatturazione elettronica comporterà, si auspica, un risparmio derivante dall’efficienza del processo e a una riduzione dei costi di gestione legati anche alle esternalità di controlli e analisi. La dematerializzazione documentale, già iniziata obtorto collo per quanti dovevano

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GDPR l'Unione Europea dal 25 maggio richiede l'adeguamento
GDPR l'Unione Europea dal 25 maggio richiede l'adeguamento

Archiviazione Documenti e Privacy: materia che dal 25 maggio sarà sotto i riflettori

Da qualche tempo si parla di quarta rivoluzione industriale (Industria 4.0) e Digital Transformation, tematiche che ora si stanno per incrociare con un altro trend il quale, per ragioni di imminenti scadenze, è nei pensieri di tutti i CEO. Si tratta della normativa europea in materia di trattamento dei dati: il Regolamento UE 2016/679 (il cosiddetto GDPR).

Se osservatori esperti e studi settoriali hanno finora valutato la trasformazione digitale sotto il profilo della sua qualità nel migliorare processi produttivi, workflow e data mining, oggi questa opportunità deve misurarsi con le richieste di trattamento, conservazione e protezione dei dati.

Si tratta di una congiuntura delicata, in cui si impone nuovamente, accanto alla dimensione immateriale, una certa attenzione ai supporti fisici, ai luoghi e ai sistemi integrati.

Come ha dichiarato a Corriere Comunicazione  Irene Facchinetti (Direttrice dell’Osservatorio Fatturazione elettronica e dematerializzazione degli Osservatori sulla digital innovation del Politecnico di Milano), le tappe della dematerializzazione documentale sono

(…) rinunciare alla carta per archiviare le informazioni, strutturarle in basi di dati, gestirle con flussi digitali di dati strutturati, orientarsi verso una gestione per processi, dotarsi di un’architettura interna integrata e sviluppare le interfacce per un dialogo strutturato con tutti gli attori

Archiviazione Documenti e Privacy: meglio archivi interni o esterni?

Non necessariamente e non sempre l’adozione di architetture interne integrate per la conservazione e la digitalizzazione del pregresso cartaceo è la migliore soluzione. Questo è tanto più vero se si legge questa esigenza alla luce dei requisiti che lo stoccaggio e la custodia da un lato e la protezione del dato digitalizzato dall’altro, possono comportare. Esiste, infatti, la possibilità di affidare la custodia degli archivi cartacei e il processo di digitalizzazione documentale in outsourcing a società come SGA che si sono specializzate nel farlo con i migliori standard qualitativi e adottano i massimi sistemi di sicurezza nell’archiviazione documentale.

Se il 65% degli investimenti in progetti di digitalizzazione sono destinati alla conservazione digitale. Solo il 48% di questi è dirottato alla gestione elettronica documentale e ai Workflow.

Il resto è speso per la creazione di un sistema di bridge, di passaggio, tra il vecchio e il nuovo. Si può evincere che la sfida iniziale della Digital Transformation sia quella di affrontare la fase di avvio della nuova gestione documentale ibrida (cartacea e digitale), la custodia degli archivi documentali pregressi e la possibilità di consultazione bidimensionale e bidirezionale.

È in questo vulnus, con un enorme know-how, che SGA offre da anni servizi di archiviazione documenti cartacei e archiviazione documenti digitali, servizi che includono la dematerializzazione e la digitalizzazione, la custodia e la consultazione in tempi rapidi dei dati.

Archiviazione Documenti e Privacy: i costi improduttivi

Come riporta TechEconomyuna ricerca di IDC stima che le entrate del mercato software per le soluzioni documentali in Europa occidentale passeranno dai 527,2 milioni di dollari registrati nel 2017 ai 609,8 milioni di dollari nel 2021.

(…) nel periodo 2016-2021, le entrate del mercato software per le soluzioni documentali in Europa occidentale prevedono una crescita pari a 505,4 milioni di dollari nel 2016, che diventa pari a 609,8 milioni di dollari nel 2021 (+3,8%). Il mercato globale BPS e MPDS è cresciuto complessivamente del 5% nel 2016 rispetto all’anno precedente ma, mentre il segmento di grandi imprese (con 1.000 o più dipendenti) presenta un mercato praticamente saturo, cresce la domanda da parte di aziende con meno di 1.000 dipendenti, che rappresentano il 99% delle organizzazioni europee occidentali.

Perché è dunque vantaggioso rivolgersi a SGA?

  1. per ragioni di costi improduttivi, cioè tutti gli investimenti tecnologici che riguardano l’acquisizione di tecnologie che sono utili solo alla fase di passaggio intermedia (non alla successiva gestione del workflow);
  2. è garanzia di costante adeguamento a tutte le normative, incluso il Regolamento UE 2016/679, che riguardano il trattamento del dato, la conservazione e la protezione sia fisica che immateriale;
  3. gli spazi improduttivi destinati all’archiviazione hanno un costo ulteriore per la loro messa a norma, il continuo adeguamento e la manutenzione;
  4. le ragioni sono molte altre per cui vi invitiamo a visitare il nostro sito e  a scriverci usando la modalità preferita dalla nostra pagina contatti.
Vincent Cerf, inventore del protocollo TCP/IP insieme a Bob Kahn
Vincent Cerf, inventore del protocollo TCP/IP insieme a Bob Kahn

Vincent Cerf, inventore del protocollo TCP/IP insieme a Bob Kahn

Alcuni giorni fa, riordinando un armadio di casa, mi è capitato di trovare un album di vecchie fotografie in bianco e nero. Mi sono ricordato di due articoli, che avevo letto su due riviste prestigiose: Wired e Huffington Post. Mentre li leggevo mi sono ritrovato a pensare: come faranno i nostri figli e i nostri nipoti a consultare le immagini che raccontano la storia della loro famiglia? Come avverrà il trasferimento delle immagini tra una generazione e l’altra?

Quando si pensa alla quantità di documenti presenti nelle nostre vite quotidiane e immagazzinati in forma digitale – sottolineava negli articoli Vincent Cerf, inventore del protocollo TCP/IP insieme a Bob Kahn – come le e-mail, i tweet e tutto il web, è chiaro che potremmo perdere una grossa fetta della nostra storia. Non vogliamo che le nostre vite digitali scompaiano. Se vogliamo preservarle dobbiamo assicurarci che gli oggetti digitali che creiamo oggi siano ancora accessibili nel futuro.

(Fonte: Weird https://www.wired.it/attualita/2015/02/16/vint-cerf-futuro-medievale-bit-putrefatti/)

Nell’articolo dell’Huffington Post, Cerf parla di un vero e proprio “buco nero” e mette in guardia sul pericolo di una desertificazione delle fonti documentali, che progressivamente spariranno come oggetti tangibili per diventare solo reperti digitali. Cosa fare dunque?

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