Server farm: dall'archiviazione documenti cartacei al cloudGestione documentale: dall’archivio di documenti cartacei agli archivi digitali

Gestione documentale ovvero l’evoluzione di una branca che non si occupa più solamente di archiviare documenti cartacei, ma che fa della dematerializzazione e degli archivi digitali l’asset per ottimizzare i processi in azienda

Che si operi sul mercato italiano o quello estero, che si sia un’azienda in attività da più generazioni o una startup, uno dei problemi che ogni realtà  deve fronteggiare è quello della gestione dei documenti.  Naturalmente, è pleonastico forse dirlo, per documento si intende un qualsiasi elemento fisico o digitale che contenga delle informazioni. Negli ultimi anni, soprattutto nell’ambito della gestione documentale, si è passati da parole d’ordine come gestione archivi, deposito e archiviazione documenti cartacei, ad ambiti più articolati e complessi.

Si è iniziato soprattutto nei primi anni novanta a produrre documenti in bit, a gestire file, cartelle e formati elettronici, quando ancora non era possibile scambiarli telematicamente, ma si usava il fax. Nel momento in cui la Olivetti Olympia e le boccette di cancellina sono finite in archivio per lasciar spazio a Windows 3.1 e ai gestionali che hanno invaso il mercato, l’evoluzione della gestione archivi è andata di pari passo con la trasformazione tecnologica. Alla gestione di documenti cartacei si è affiancata la gestione di documenti digitali, ai software gestionali si sono appaiati i software di archiviazione, gli OCR e gli scanner per la dematerializzazione dei documenti, fino ad arrivare alla delocalizzazione su servizi cloud e alla information retrieval (IR) – che come ricorda Wikipedia è

l’insieme delle tecniche utilizzate per gestire la rappresentazione, la memorizzazione, l’organizzazione e l’accesso ad oggetti contenenti informazioni quali documenti, pagine web, cataloghi online e oggetti multimediali.

Gestione documentale e archiviazione dell’informazione: la sfida tecnologica è solo all’inizio

Le tecnologie possono costituire un punto di forza nel quadro strategico dell’utilizzo di migliaia di dati non solo a scopo archivistico, ma a scopo di analisi e marketing

Se la necessità di costruire un sistema di archivi di documenti cartacei o digitali nasce da esigenze di catalogazione e gestione (e deposito quando si tratta di documenti cartacei) delle informazioni pregresse, la possibilità di avere accesso a banche dati complesse fa dell’archiviazione di documenti un’attività propedeutica ad altre azioni non più ex post (rendicontazione e documentazione) ma ex ante (analisi strategica, predittività, forecasting, ecc.). In questo scenario la tradizionale suddivisione di documenti diventa una membrana permeabile, per cui il valore di un servizio di gestione e deposito archivi si basa anche sulla qualità del sistema che deve essere in grado agilmente di recuperare e confrontare i dati in modo da far emergere informazioni nuove significative. Se, dunque, si era soliti dividere i documenti nelle due categorie di:

Documenti analogici – si tratta in genere di documenti cartacei che si dividono in due fattispecie: i documenti analogici unici e i documenti analogici non unici, che in entrambi i casi possono essere fiscali o non fiscali. Una puntuale definizione di documento analogico è contenuta nell’art. 1, lett. aa) del Decreto del Presidente Del Consiglio Dei Ministri  6 Novembre 2015, recante disposizioni in merito alla firma digitale dei documenti classificati (Decreto nr. 4/2015, in Gazzetta Ufficiale Serie Generale nr. 284 del 5 dicembre 2015, Supplemento Ordinario nr. 65). In quella sede il documento analogico è definito

(…) documento formato  utilizzando  una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su  carta (ad esempio i documenti cartacei), le immagini su  film  (microfilm), le magnetizzazioni su nastro (cassette e nastri magnetici audio)

Documenti digitali  (informatici e  non informatici) – secondo l’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) un documento informatico è “l’elemento centrale per la digitalizzazione delle pratiche amministrative. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD-DLgs 82/2005) definisce il documento informatico come “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” in contrapposizione al documento analogico (“rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”). Per il Regolamento eIDAS nr. 910/2014 il documento elettronico è “qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva”.

Dalla geografia dei documenti gestiti in azienda, dalla commistione di archivi analogici e archivi digitali, derivano modalità e processi diversificati. Chiaramente, a seconda anche delle dimensioni e della storicità di un’azienda, l’attività sui documenti analogica rappresenta, almeno all’inizio, una soluzione obbligata. Il pericolo per un’azienda è fossilizzarsi sulle abitudini e sui processi esistenti, percependoli come funzionali alle esigenze e non cogliendo l’importanza che l’innovazione digitale possa riguardare anche questo alveo, generando un percorso virtuoso della gestione documentale in ottica integrativa. Continuare a fare come si è sempre fatto può essere percepito come soluzione meno onerosa e logica. In fin dei conti un cambiamento porta sempre con sé un costo e un rischio. In questo caso però, il cambiamento non è opzionale, non è una facoltà dell’azienda: la digitalizzazione è una rivoluzione epocale che si impone dall’esterno e un’azienda deve essere pronta a coglierne i benefici e le opportunità (tanto più che i governi mettono a disposizione risorse per affrontarlo).

L’analisi dei costi: la gestione dei documenti cartacei e analogici, integrata alla dematerializzazione e ai servizi di gestione e deposito archivi in outsourcing.

Mancato guadagno, è questo il punto di vista con cui un’azienda dovrebbe fronteggiare la necessità di implementare una gestione documentale che non preveda il controllo informativo. Sì perché i moderni processi di workflow e le procedure di archiviazione, etichettatura, allocazione, classificazione dei contenuti, è propedeutica alla più globale gestione dell’informazione. Non si tratta, come si legge altrove, solo di problematiche legate alla consunzione di documenti cartacei ad alta consultazione, o di una loro duplicazione che innerva altre problematiche legate agli accessi, al GDPR, allo stoccaggio, ai costi dei supporti. Guardare – come d’altro canto fanno le grandi newco tecnologiche, ai dati come a un patrimonio, è la migliore prospettiva. È in questa visione che SGA Srl si propone come partner. SGA Srl, infatti, propone un servizio completo che possa accompagnare un’azienda nella trasformazione digitale per gradi, contenendo i costi e permettendo all’azienda stessa di muovere i primi passi – e verificare i primi benefici – di una gestione documentale moderna.

L’attività digitale ab origine  e di derivazione: serve un progetto

Un documento digitale può essere prodotto digitalmente sin dall’origine o può essere frutto di un processo di dematerializzazione che inizia dall’esistenza di un documento analogico (scansione documenti, microfilm, ecc.). In entrambi i casi, la gestione non può esulare dall’esistenza di un archivio elettronico, che a sua volta richiede l’informatizzazione di processi di caricamento, classificazione, archiviazione, interrogazione, consultazione, condivisione e riproduzione. Per rispondere all’esigenza di trasportare su bit i documenti analogici esistono sistemi di archiviazione digitale on site, installabili nella sede aziendale, che si avvalgono di appositi software di gestione documentale. Esistono poi soluzioni in Cloud (ASP o SAAS) dove il trasferimento avviene sfruttando la potenza di un software raggiungibile da un browser online. Questi strumenti consentono:

  • Memorizzazione dei documenti: scansione e trasformazione del documento dal formato cartaceo al digitale;
  • Archiviazione dei documenti: stoccaggio e collocazione dei documenti ottenuti in un database organizzato per categorie, tassonomie e classi documentali che raffigurino una mappa facilmente navigabile per la consultazione;
  • Protocollazione dei documenti: una procedura con cui ogni documento viene etichettato con elementi che ne consentano la rintracciabilità ;
  • Conservazione dei documenti: forse uno dei punti più importanti e delicati sia che si tratti della conservazione di documenti digitali, di documenti analogici o di un’architettura che preveda l’uso combinato delle informazioni, dove è chiaramente necessario l’impiego di meccanismi di sicurezza (sia in caso di supporti fisici che di elementi immateriali, informatici e digitali).
  • Organizzazione dei documenti: avviene in funzione dell’utilizzo, della frequenza di consultazione, della collocazione fisica o digitale e in base a criteri che un’azienda decide sulle proprie particolari esigenze;
  • Consultazione dei documenti: è possibile offrire ad ogni utente una classe di accesso ed una possibilità di visualizzare, stampare, riprodurre e condividere i documenti, in funzione delle loro autorizzazioni;
  • Esibizione dei documenti: per mezzo di sistemi appositamente studiati, è possibile esibire alle autorità competenti i documenti richiesti, senza dover necessariamente stampare e tenere a disposizione costosi archivi, oaddirittura ricevere in casa le stesse autorità che possono accedere per verifiche all’archivio da remoto.

Qualsiasi sia la timeline evolutiva della gestione documentale di un azienda (sia che sia alle prese con la sola archiviazione di documenti cartacei, sia che sia in un sistema ibrido che comprenda l’archiviazione documenti digitali, il deposito documenti cartacei e il servizio di gestione documentale integrato), ogni realtà oggi deve dotarsi – se non lo ha già fatto – di un progetto di gestione documentale per definire la galassia delle informazioni e dei documenti, per garantire la massima sicurezza nella gestione dell’archiviazione documentale, per distillare le informazioni che consentono di ottenere decisioni più rapidi ed efficaci. Ogni progetto deve considerare poi:

  1. la documentazione attiva, prodotta direttamente dall’azienda, che può essere archiviata in modo automatico se il sistema di produzione documentale, tipicamente un gestionale evoluto, è progettato per eseguire le operazioni descritte in precedenza
  2. la documentazione passiva che l’azienda riceve in forma digitale ma anche analogica (missive, lettere, fax, email, flussi EDI, ecc., per cui il progetto deve prevedere un sistema di data entry manuale (caricamento dei dati, scansione, ecc.) o automatizzato (OCR, ICR, Barcode, QRCode).

Le tecnologie oggi disponibili sul mercato consentono di accedere ai propri documenti in molti modi e con un grado di dettaglio anche molto profondo, sia che si tratti di sistemi online, di sistemi offline, che di forme ibride. La scelta, ad ogni modo, non deve partire mai dallo strumento, ma dalle esigenze che sono a fondamento del progetto. Un approccio metodologico corretto è imprescindibile se si desidera creare valore. Questo dovrà tener conto non solo dei bisogni esistenti, ma anche dell’evoluzione futura. Produzione, struttura dell’informazione e classificazione, necessità e frequenza della consultazione e della distribuzione dei contenuti: ogni aspetto va analizzato con cura, prima di scegliere il tipo di sistema da adottare (on site, online, SAAS, con APP per dispositivi mobile e firme grafometriche, con marca temporale, ecc.).

Custodia e gestione archivi cartacei in outsourcing

SGA Srl si propone come partner strategico in grado di traghettare verso la digitalizzazione le aziende. Analizza le esigenze peculiari, valuta i sistemi di gestione documentale esistenti e li soppesa con un occhio ai migliori sistemi alternativi, verifica l’architettura classificatoria, individua l’equilibrio tra documenti analogici e digitali e propone un progetto capace di trasformare il costo di gestione di archivi documentali in un asset strategico. Dal progetto si passa alla fase operativa che include una gestione fattiva in outsourcing per snellire e velocizzare un’operatività che non è il core business dell’azienda, garantendo la massima sicurezza nella gestione documentale (disaster recovery, hacking, furti e spionaggio, ecc.).

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