Conservare i documenti aziendali è un obbligo fiscale, ma non solo. È un’esigenza organizzativa e una necessità legata al bisogno di consultare i dati. Con l’avvento della digitalizzazione, l’archiviazione documenti cartacei è stata gradualmente integrata da altri tipi di supporto e stoccaggio, quello dei bit. Si è introdotto recentemente anche l’uso di firme digitali e grafometriche che rendono del tutto superata la necessità di avere il pezzo di carta controfirmato. Nondimeno non tutte le operazioni aziendali si avvalgono dell’archiviazione documenti digitali. Per la custodia degli archivi cartacei, che spesso costituiscono una versione materiale di un documento già esistente in formato digitale, ci si può rivolgere a servizi specializzati come SGA Srl. Perché? Minor costi, standard di sicurezza, rapidità.

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GDPR l'Unione Europea dal 25 maggio richiede l'adeguamento

Archiviazione Documenti e Privacy: le novità introdotte dal GDPR

GDPR l'Unione Europea dal 25 maggio richiede l'adeguamento

Archiviazione Documenti e Privacy: materia che dal 25 maggio sarà sotto i riflettori

Da qualche tempo si parla di quarta rivoluzione industriale (Industria 4.0) e Digital Transformation, tematiche che ora si stanno per incrociare con un altro trend il quale, per ragioni di imminenti scadenze, è nei pensieri di tutti i CEO. Si tratta della normativa europea in materia di trattamento dei dati: il Regolamento UE 2016/679 (il cosiddetto GDPR).

Se osservatori esperti e studi settoriali hanno finora valutato la trasformazione digitale sotto il profilo della sua qualità nel migliorare processi produttivi, workflow e data mining, oggi questa opportunità deve misurarsi con le richieste di trattamento, conservazione e protezione dei dati.

Si tratta di una congiuntura delicata, in cui si impone nuovamente, accanto alla dimensione immateriale, una certa attenzione ai supporti fisici, ai luoghi e ai sistemi integrati.

Come ha dichiarato a Corriere Comunicazione  Irene Facchinetti (Direttrice dell’Osservatorio Fatturazione elettronica e dematerializzazione degli Osservatori sulla digital innovation del Politecnico di Milano), le tappe della dematerializzazione documentale sono

(…) rinunciare alla carta per archiviare le informazioni, strutturarle in basi di dati, gestirle con flussi digitali di dati strutturati, orientarsi verso una gestione per processi, dotarsi di un’architettura interna integrata e sviluppare le interfacce per un dialogo strutturato con tutti gli attori

Archiviazione Documenti e Privacy: meglio archivi interni o esterni?

Non necessariamente e non sempre l’adozione di architetture interne integrate per la conservazione e la digitalizzazione del pregresso cartaceo è la migliore soluzione. Questo è tanto più vero se si legge questa esigenza alla luce dei requisiti che lo stoccaggio e la custodia da un lato e la protezione del dato digitalizzato dall’altro, possono comportare. Esiste, infatti, la possibilità di affidare la custodia degli archivi cartacei e il processo di digitalizzazione documentale in outsourcing a società come SGA che si sono specializzate nel farlo con i migliori standard qualitativi e adottano i massimi sistemi di sicurezza nell’archiviazione documentale.

Se il 65% degli investimenti in progetti di digitalizzazione sono destinati alla conservazione digitale. Solo il 48% di questi è dirottato alla gestione elettronica documentale e ai Workflow.

Il resto è speso per la creazione di un sistema di bridge, di passaggio, tra il vecchio e il nuovo. Si può evincere che la sfida iniziale della Digital Transformation sia quella di affrontare la fase di avvio della nuova gestione documentale ibrida (cartacea e digitale), la custodia degli archivi documentali pregressi e la possibilità di consultazione bidimensionale e bidirezionale.

È in questo vulnus, con un enorme know-how, che SGA offre da anni servizi di archiviazione documenti cartacei e archiviazione documenti digitali, servizi che includono la dematerializzazione e la digitalizzazione, la custodia e la consultazione in tempi rapidi dei dati.

Archiviazione Documenti e Privacy: i costi improduttivi

Come riporta TechEconomyuna ricerca di IDC stima che le entrate del mercato software per le soluzioni documentali in Europa occidentale passeranno dai 527,2 milioni di dollari registrati nel 2017 ai 609,8 milioni di dollari nel 2021.

(…) nel periodo 2016-2021, le entrate del mercato software per le soluzioni documentali in Europa occidentale prevedono una crescita pari a 505,4 milioni di dollari nel 2016, che diventa pari a 609,8 milioni di dollari nel 2021 (+3,8%). Il mercato globale BPS e MPDS è cresciuto complessivamente del 5% nel 2016 rispetto all’anno precedente ma, mentre il segmento di grandi imprese (con 1.000 o più dipendenti) presenta un mercato praticamente saturo, cresce la domanda da parte di aziende con meno di 1.000 dipendenti, che rappresentano il 99% delle organizzazioni europee occidentali.

Perché è dunque vantaggioso rivolgersi a SGA?

  1. per ragioni di costi improduttivi, cioè tutti gli investimenti tecnologici che riguardano l’acquisizione di tecnologie che sono utili solo alla fase di passaggio intermedia (non alla successiva gestione del workflow);
  2. è garanzia di costante adeguamento a tutte le normative, incluso il Regolamento UE 2016/679, che riguardano il trattamento del dato, la conservazione e la protezione sia fisica che immateriale;
  3. gli spazi improduttivi destinati all’archiviazione hanno un costo ulteriore per la loro messa a norma, il continuo adeguamento e la manutenzione;
  4. le ragioni sono molte altre per cui vi invitiamo a visitare il nostro sito e  a scriverci usando la modalità preferita dalla nostra pagina contatti.
Vincent Cerf, inventore del protocollo TCP/IP insieme a Bob Kahn

Archiviazione documentale o deserto digitale?

Vincent Cerf, inventore del protocollo TCP/IP insieme a Bob Kahn

Vincent Cerf, inventore del protocollo TCP/IP insieme a Bob Kahn

Alcuni giorni fa, riordinando un armadio di casa, mi è capitato di trovare un album di vecchie fotografie in bianco e nero. Mi sono ricordato di due articoli, che avevo letto su due riviste prestigiose: Wired e Huffington Post. Mentre li leggevo mi sono ritrovato a pensare: come faranno i nostri figli e i nostri nipoti a consultare le immagini che raccontano la storia della loro famiglia? Come avverrà il trasferimento delle immagini tra una generazione e l’altra?

Quando si pensa alla quantità di documenti presenti nelle nostre vite quotidiane e immagazzinati in forma digitale – sottolineava negli articoli Vincent Cerf, inventore del protocollo TCP/IP insieme a Bob Kahn – come le e-mail, i tweet e tutto il web, è chiaro che potremmo perdere una grossa fetta della nostra storia. Non vogliamo che le nostre vite digitali scompaiano. Se vogliamo preservarle dobbiamo assicurarci che gli oggetti digitali che creiamo oggi siano ancora accessibili nel futuro.

(Fonte: Weird https://www.wired.it/attualita/2015/02/16/vint-cerf-futuro-medievale-bit-putrefatti/)

Nell’articolo dell’Huffington Post, Cerf parla di un vero e proprio “buco nero” e mette in guardia sul pericolo di una desertificazione delle fonti documentali, che progressivamente spariranno come oggetti tangibili per diventare solo reperti digitali. Cosa fare dunque?

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