fatturazione elettronica: dal 2019 obbligatoria. Scorcio della BCEFatturazione elettronica e gestione archiviazione documenti sostitutiva

La situazione di stallo istituzionale, l’incertezza che muove i mercati alla prudenza, per non dire a una progressiva erosione della fiducia, lo spread che è salito sopra i duecento punti e lo spettro di nuove elezioni alle porte, non cambieranno due cose che si profilano per il 2019:

  • la prima è che le clausole di salvaguardia del precedente Governo ci vedono prossimi – facciamo i debiti scongiuri – a un aumento dell’IVA di 3 punti percentuali;
  • la seconda è che dall’anno nuovo la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria anche per soggetti economici privati.

Fatturazione elettronica: cos’è

La fatturazione elettronica è un processo telematico che gestisce la generazione, l’emissione e l’autentificazione, l’invio tramite un sistema di interscambio, la ricezione e la notifica digitale di un documento. Non è tutto: da ultimo, ma non per questo meno importante, la fatturazione elettronica richiede la conservazione sostitutiva che, forse è pleonastico specificarlo, ha una durata di dieci anni come minimo.

La novità introdotta dalla Manovra finanziaria per il 2018 sulla fatturazione elettronica comporterà, si auspica, un risparmio derivante dall’efficienza del processo e a una riduzione dei costi di gestione legati anche alle esternalità di controlli e analisi. La dematerializzazione documentale, già iniziata obtorto collo per quanti dovevano

interagire con la Pubblica Amministrazione (M.E.P.A., Fatturazione Elettronica PA, conservazione sostitutiva, ecc.) è stato uno strappo rispetto alla vecchia guardia della gestione documentale, ma ha abbracciato quella modalità di disruptive innovation che è tipico dei cambiamenti quando riguardano aspetti non legati al core business di un’azienda e, nondimeno, capaci di generare grandi cambiamenti di processo e migliorie che, a cascata, avranno un impatto molto positivo sull’efficacia della gestione aziendale.

Fatturazione Elettronica PA, Conservazione Documentale Sostitutiva

Tutti i soggetti in possesso di partita IVA sono da tempo obbligati al sistema di interscambio se vogliono emettere una fattura verso la Pubblica Amministrazione. Quello su cui si è concentrato il recente battage di associazioni di categoria e stampa nel Bel Paese è stato il tema del controllo più efficace, meno oneroso e più rapido per anomalie, appalti truccati, frodi e inadempienze. Ma questo sguardo è uno sguardo miope, che non vede i benefici di una tale innovazione di fatturazione elettronica, archiviazione sostitutiva, conservazione e gestione di archivi cartacei dematerializzati a livello produttivo. Perché lo sarà, sarà un beneficio enorme non solo per lo Stato: una volta che il sistema andrà a regime per ogni soggetto economico (e speriamo che poi tocchi alle cancellerie dei Tribunali) si avrà una capacità di data mining e velocità di reperire informazioni che miglioreranno trasversalmente l’economia.

Fatturazione elettronica dal 2019 per tutti (Privati inclusi):

L’ultima manovra prevede questi successivi step per l’applicazione della fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva:

  • il primo luglio 2018 entra in vigore l’obbligo di emettere fatture elettroniche per cessioni di benzina per motori e per prestazioni di soggetti subappaltatori nell’ambito degli appalti pubblici;
  • dal primo settembre 2018 c’è obbligo di emissione di fattura elettronica verso tutti i soggetti che non risiedono nella comunità europea per importi superiori a 155 euro (tax free shopping);
  • infine dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica diventa obbligatoria per tutte le operazioni tra privati, siano essi persone fisiche, professionisti, ditte individuali e persone giuridiche (qualunque soggetto in possesso di Partita IVA).

Fatturazione elettronica: Governo e Agenzia delle Entrate per i soggetti economici

L’Agenzia delle Entrate metterà a disposizione per i gli operatori economici un servizio di fatturazione elettronica gratuito. Nell’apposito portale dell’Agenzia delle Entrate è possibile accedere al sistema tramite l’Identità Digitale (SPID). Anche quest’ultima si può richiedere in modo semplice, anche gratuito come comunica l’Amministrazione Pubblica da un apposito sito governativo per richiedere lo SPID.

Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva: meglio gestire digitalizzazione e archiviazione documenti in house o in outsourcing?

Non tutte le aziende, i liberi professionisti e gli enti hanno, internamente, le risorse o le competenze per adeguarsi ai nuovi obblighi previsti. Alcuni manifestano un certo scetticismo e vedono l’adeguamento a questi adempimenti come un ostacolo e non come un’opportunità. Eppure la fatturazione elettronica, per le ragioni espresse, può rappresentare un’autentica svolta nella produttività, produttività che, com’è risaputo, è negli annali uno dei problemi che maggiormente affligge l’impresa nel nostro Paese.

Affidarsi a l’implementazione di un sistema interno o appoggiarsi a un servizio esterno? Dipende dalle dimensioni dell’azienda, dal numero di documenti da gestire e, da non trascurare, dalla dimensione del pregresso. Sì, perché si dovrà affrontare un periodo più o meno lungo di transizione dove carta e bit andranno per dieci anni almeno a braccetto.

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