Servizi di gestione documentale: panoramica sulle soluzioni e proposte esistenti, vantaggi e svantaggi

Servizi di gestione documentale: panoramica

Servizi di gestione documentale, big data e società dell’informazione, sono tutti temi che convergono sulla consapevolezza che la vera ricchezza oggi sono le informazioni. Quando un’azienda affronta problematiche che afferiscono ad aree non strettamente legate al core business, come operatività accessorie e utilities, l’approccio aziendale rischia di essere sbrigativo. Sia che si tratti di archiviazione documenti cartacei che di archiviazione documenti digitali l’operatività interna valuta le opzioni che meglio rispondono al bisogno in un’ottica di breve termine, per…

…tornare a concentrarsi sul business.

Le recenti introduzioni, gli obblighi di fatturazione elettronica e la necessità di archiviazione sostitutiva con un orizzonte temporale di dieci anni, hanno, in un certo senso accelerato il processo di digitalizzazione, grazie anche all’iniziativa e agli investimenti di Industria 4.0, ma non solo. Basti pensare a come quest’obbligo cambierà le abitudini nella registrazione delle schede carburanti, per chi non fosse già passato a DKV o a servizi come UTA di Edenred. Chi non si è già attrezzato correrà ai ripari in fretta:

1. dovrà capire se il gestionale o l’ERP aziendali saranno capaci non solo di produrre un file xml, ma anche di interfacciarlo all’Agenzia delle Entrate
2. cercherà un provider di servizi Cloud e Fatturazione Elettronica

Servizi di gestione documentale: soluzioni esistenti

Successivo all’obbligo di Fatturazione Elettronica PA (per la Pubblica Amministrazione) l’obbligo di fatturazione elettronica riguarda solamente le fatture emesse da un’azienda italiana verso un’altra azienda italiana. Rimangono inalterate, quindi, le condizioni di fatturazione verso altri soggetti, così come, almeno fino a quando ogni processo non sarà dematerializzato – l’altra documentazione circolante (dai moduli per le ferie, alle istruzioni operative, dagli ordini di acquisto alle fatture fornitori cartacee, ecc.) dovrà trovare destino.

Se il processo di digitalizzazione documentale è inarrestabile, quindi, il peso degli archivi cartacei e la progressiva dismissione di pratiche aziendali legate alla gestione dei documenti cartacei, viene già ridimensionata, ma non sarà eliminata definitivamente. La domanda da porsi, quindi, è quale sia il mix più efficiente per gestire l’informazione.

Sì, perché l’archiviazione documenti cartacei non è un mero deposito archivi cartacei e faldoni, archiviatori, memofile e scaffali, bensì una scelta su come trasformare informazioni che giacciono sulla carta, in informazioni consultabili. Si tratta, in effetti, di convertire

• Digitalizzare i processi aziendali alla fonte, eliminando tutta la produzione cartacea
• Digitalizzare la modulistica varia (Qualità, Ordini, Istruzioni Operative, Procedure, HR, ecc.)
• Digitalizzare solo le informazioni che sono oggetto di data mining e consultazione
• Digitalizzare solo quanto è obbligatorio digitalizzare

Servizi di gestione documentale: vantaggi e svantaggi

Nelle scelte strategiche più evolute, l’azienda decide di digitalizzare i processi, sapendo che avrà un lasso di tempo sufficiente per adeguare le pratiche in azienda e adeguare anche le persone al cambiamento. Questo genere di disruptive innovation procede per gradi e, da più di 20 anni, noi di SGA ci proponiamo come agenti di cambiamento, offrendo servizi che accompagnano per gradi la trasformazione

• prelievo per macero
• deposito archivi cartacei
• servizio di deposito di archivi cartacei con classificazione e sistema di gestione delle informazioni
• servizio di dematerializzazione, digitalizzazione, stoccaggio, classificazione e accesso alle informazioni
• servizi di consultazione avanzata con accesso remoto e consegna del cartaceo

SGA progetta e sviluppa il proprio servzio, basandolo su diversi livelli incrementali per la gestione documentale, che vanno dalla mera archiviazione fisica fino all’archiviazione e consultazione virtualizzata, questi sono: l’archiviazione ottica, l’archiviazione fisica, il tape vaulting (per cui ci affidiamo al partner Laus Informatica), la dematerializzazione e digitalizzazione documenti, il macero, il trasloco, il trasporto in sede, la conservazione sostitutiva, l’archiviazione documentale con classificazione e tag, la progettazione di workflow documentale, l’information retrieval e il data mining delle informazioni.

Servizi di gestione documentale: SGA a Milano e in Lombardia

SGA è una realtà dinamica, che grazie alla sua presenza nel territorio – ha sede a Lentate sul Seveso e a Varedo, posizioni perfette per servire al meglio le provincie di Milano, Monza e Brianza, Como e Varese, ma per raggiungere anche altre zone della Lombardia.

I suoi stabilimenti sono all’avanguardia e offrono la massima sicurezza nell’archiviazione documenti. Le molte dotazioni e le certificazioni costantemente aggiornate sono garanzia di un servizio ottimale per organizzare l’archivio aziendale in outsourcing e depositare incartamenti e documenti.

Avere un archivio sempre organizzato e sicuro per l’azienda, protetto e facile da consultare in loco, online – con sistema avanzato di data mining, tagging e ricerca semantica – e con consegna in azienda di registri contabili, corrispondenze, ordini, fatture, documenti di trasporto e tutte le pratiche che per legge devono essere archiviate per anni.

Come può essere utile SGA Srl:

• archiviazione documentale servizio archivi
• archiviazione cartacea azienda
• archiviazione documenti e digitalizzazione
• archivio aziendale digitale di documenti cartacei e digitali
• fornitura di servizi documentali per la gestione di archivi fisici, digitali e ibridi
• gestione degli archivi di deposito
• archiviazione fisica dei documenti
• servizi di custodia backup e tape vaulting
• Sistema sicuro ed automatizzato per la gestione documentale degli archivi
• Servizi Archivi deposito e storici
• Custodia e gestione archivi cartacei